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5 consejos para facilitar un taller virtual

Desde agosto de 2019, Community Builders ha estado trabajando en un proyecto de asistencia técnica en colaboración con la Ciudad de Laramie comprender los problemas locales de vivienda y responder con acciones estratégicas. Nuestros talleres suelen ser el crescendo de nuestros proyectos, un momento de emoción y avances significativos en las ideas.

Pero cuando COVID-19 Hit nos enfrentamos a una decisión: poner el proyecto en espera o modificar nuestro enfoque para hacer avanzar el proyecto.  

En unas pocas semanas ajustamos nuestro enfoque y comenzamos a planificar una sesión de trabajo virtual. Y, finalmente, ¡lo logramos! 

Sabemos que muchas comunidades enfrentan desafíos con respecto a la participación, el proceso y la facilitación virtuales durante la crisis de COVID-19. Entonces, compartimos algunas cosas que aprendimos a lo largo del camino:

# 1. Planifique, planifique, planifique, luego practique

¡Ten una agenda y hazla divertida! En un formato virtual no se puede leer la sala y cambiar con tanta facilidad, por lo que es fácil perder la atención de los asistentes. Envíe la agenda con anticipación, incluya un enlace sobre cómo usar las plataformas que elija e incluya ejercicios previos a la reunión. 

Esquema de las pautas para las reuniones. Cuando llegue el momento de su reunión, inicie sesión en la plataforma virtual de su elección con anticipación y ubíquese antes de que aparezcan sus participantes. Asegúrate de tener un fondo neutro y minimiza las distracciones. Tómese un momento al comienzo de la reunión o el taller para explorar las herramientas que utilizará y establecer algunas reglas de la reunión, como "mantener el teléfono en silencio" o "escribir preguntas en el cuadro de chat".  

Hicimos una diapositiva que mostraba el diseño de la pantalla de zoom que resaltaba las ubicaciones de los distintos botones. Hicimos una prueba pidiendo a todos que practicaran levantar la mano; una herramienta muy útil para la facilitación en línea. Luego hicimos una pregunta divertida en el cuadro de chat. Mi favorito fue, "¿Cuál es tu pasatiempo de cuarentena favorito?". Mi respuesta fue el yoga, la respuesta de mi equipo fue "beber durante el día". No hace falta decir que rompió el hielo y marcó la pauta para una reunión divertida.

Utilice herramientas interactivas y visuales.  Para mantener a las personas interesadas, intente utilizar encuestas, comentarios en tiempo real, chats y dibujos en pantalla durante la reunión. Necesitará un moderador y el apoyo técnico de sus compañeros de trabajo. Pídale a diferentes personas de su equipo interno que administren el cuadro de chat, tomen notas en la pantalla, estén atentos a las preguntas y controlen las manos levantadas. Durante la reunión, presente y recopile información de diferentes formas para captar a su audiencia.  

Mirar el reloj.  Mantener el tiempo es importante para mantener a las personas comprometidas. En el entorno virtual, es fácil para alguien levantarse y alejarse de su computadora si la reunión se desvía. Descanse con frecuencia para hacer una pausa para reflexionar, tomar un café o hacer una pausa de yoga, o hacer preguntas estratégicas a lo largo de una presentación.

Realice un seguimiento de inmediato. Grabe su reunión y envíe un enlace con encuestas de seguimiento para las personas que no pudieron asistir. Una gran ventaja de las plataformas virtuales es el seguimiento de entrada integrado que facilita resumir y compartir conclusiones. Para llegar a una audiencia más amplia y compartir ideas, considere un video de proyecto corto, un documento de resumen o notas, infografías, etc. ¡Si puede, use sus cuentas de redes sociales!

# 2. Elija sus herramientas sabiamente

Elija la herramienta adecuada. La gran cantidad de herramientas disponibles puede ser un poco abrumadora. Cada uno tiene diferentes ventajas e inconvenientes. Es importante pensar en la reunión, los participantes, los resultados deseados y utilizar la herramienta que se adapte a la situación. Pregúntese: "¿Qué necesita saber este grupo en este momento?" y determinar las mejores herramientas en función de la respuesta. 

¿Usamos GoToMeeting o Zoom o Google Hangouts? Usamos los tres en diferentes momentos dependiendo de los participantes de cada reunión. Zoom fue mejor para el público y las partes interesadas, Google Hangouts fue el mejor para la colaboración interna y GoToMeeting fue el mejor para los equipos de consultores. 

Pero no uses demasiadas herramientas. En lugar de abrumar a los participantes con herramientas virtuales, proporcione diferentes formas para que las personas interactúen con una sola plataforma. Por ejemplo, transmita Zoom a Facebook Live. Permita que las personas llamen desde su teléfono o computadora para brindar opciones y grabar la reunión para que la gente la transmita más tarde.  

Reducimos algunas de las herramientas adicionales que habíamos planeado usar inicialmente. En lugar de integrar el sondeo, hicimos preguntas en el cuadro de chat o usando la herramienta de levantar la mano para tener una discusión.  

Practica con las herramientas que elijas. En preparación para las sesiones de trabajo, tome los webinars que ofrece cada plataforma, lea blogs, practique con un compañero de trabajo, practique con su equipo. El objetivo es que usted, como moderador y facilitador, sea un "experto" y lidere el camino. 

mural: facilitación virtual

Me encanta facilitar con pizarrones, rotafolios, ejercicios de notas adhesivas y tener paredes cubiertas de ideas. La herramienta de colaboración que elegimos, Mural, ofrece la oportunidad de realizar muchas de esas actividades de forma virtual. Los participantes iniciaron sesión para ejercicios interactivos facilitados y también usé la plataforma para compartir mi pantalla para presentar conceptos. Permitió a los participantes compartir materiales a mitad de la reunión sin entregar los controles, realizar un seguimiento de los comentarios a través de notas de publicación en tiempo real y reflexionar como un equipo después de la sesión para discutir cómo hacer avanzar el trabajo.

Enviar ejercicios previos al trabajo.  Envíe un ejercicio fácil y divertido antes de la reunión para que los participantes tengan la oportunidad de familiarizarse con la plataforma que está utilizando. El trabajo previo permite a los participantes jugar con la nueva herramienta y les permite iniciar sesión con anticipación para evitar problemas técnicos que puedan retrasar la reunión. El trabajo previo es una excelente manera para que las personas se sientan cómodas con la plataforma y, definitivamente, hagan que las reuniones sean más divertidas.

# 3. Mantenlo simple

Los períodos de atención virtual son MUY cortos. Es mejor mantener las reuniones de menos de una hora, mantenerla interactiva y proporcionar descansos. Volviendo al n. ° 1, es por eso que su agenda es tan importante; tenga una agenda, reitere la agenda, dígale a la gente exactamente dónde se encuentra en la agenda. 

Cíñete a las grandes ideas.  Es difícil cubrir una gran cantidad de contenido en un formato virtual. Piense en los asistentes a su reunión y estructura el flujo para cubrir necesidades específicas. Reconozca que es posible que algunas ideas no se aborden de la misma manera que lo harían en persona o en un entorno de puertas abiertas y eso está bien; aún puede generar apoyo y comprar.

# 4. Generar confianza

llegada. En estos tiempos de incertidumbre, y específicamente en las plataformas virtuales, permanecer presente y comprometido será una forma crucial de generar confianza. Una excelente manera de planificar esto es realizar controles emocionales al comienzo de cada reunión. Las personas necesitan espacio para compartir y conectarse ahora mismo cuando todos nos sentimos tan aislados. Esto también crea un espacio para reconocer los pasos en falso o donde las cosas podrían mejorar a lo largo del taller y abre las líneas de comunicación con sus participantes.

Conoce a la gente donde está.  Los asistentes a la reunión probablemente tendrán diferentes niveles de comodidad al comunicarse virtualmente. Como facilitadores, tenemos que apoyarnos unos a otros con esta nueva forma de trabajar y participar a través de una variedad de herramientas diferentes para ayudarnos a sentirnos más cómodos usando plataformas virtuales.

No hicimos una sesión comunitaria más grande como lo haríamos normalmente en esta etapa del proceso. Hablamos de ello como un equipo de proyecto y decidimos crear un video de seguimiento y una encuesta para compartir el proceso y las ideas con la comunidad.

# 5 Las plataformas virtuales ofrecen compensaciones y oportunidades

Reconozca las compensaciones con el compromiso virtual. Las plataformas virtuales no pueden ni deben reemplazar las interacciones cara a cara, pero pueden proporcionarnos nuevas herramientas para interactuar con un espectro más amplio de la comunidad. 

Tuvimos la suerte de haber tenido reuniones cara a cara en las primeras fases de este proyecto. En la transición a un taller virtual, perdimos algo de entusiasmo y energía, pero aún pudimos desarrollar grandes ideas. También era muy importante para nosotros y para Laramie mantener el proyecto en marcha. ¡Esta es nuestra oportunidad de pensar más allá de la caja de herramientas normal y reimaginar el compromiso! Actualmente estamos desarrollando un video que destaca la historia del proyecto y las ideas desarrolladas en el taller virtual. 

La realidad es que las herramientas virtuales ahorran mucho tiempo, lo que también ahorra dinero. Hay, pero también hay compensaciones. Parece más difícil conseguir que la gente llame que asistir a una reunión en persona. Puede haber una aversión generalizada al aprendizaje y al uso de nuevas herramientas, por lo que las personas necesitarán tiempo para adaptarse a hacer las cosas de una manera diferente. 

Al principio había algo de escepticismo, pero cuando hablamos con nuestro equipo, todos disfrutaron de los talleres virtuales y sacaron mucho provecho de la experiencia. Todos estamos muy contentos con los resultados. 

Nuestras conclusiones generales

Si bien las plataformas virtuales ofrecen una gran solución en tiempos como estos, no deberían reemplazar el compromiso cara a cara en tiempos 'normales'. En la transición a un taller virtual perdimos algo de la emoción y la energía de un taller más tradicional, pero aún así desarrollamos grandes ideas y tuvimos buenas conversaciones. Lo más importante es que mantuvimos la conversación. Por otro lado, wSi bien una jornada de puertas abiertas del proyecto puede atraer a unos pocos cientos de personas en persona, las redes sociales tienen la capacidad de llegar a miles de miembros de la comunidad. El uso mejorado de herramientas virtuales puede hacer que los procesos de participación pública sean más sólidos.

Cuando llegue el momento en que podamos participar a un nivel más personal, tendremos un conjunto completamente nuevo de herramientas virtuales disponibles. Este es el momento de aprender y explorar nuevos enfoques de participación virtual para agregar valor a nuestro trabajo.

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